智慧档案馆（室）的数据应包括电脑可检索的档案全文数据，即：信息流数据；档案实体、档案装具、档案设备等方面的数据，即数据物流；档案---、档案利用者、档案参观者等方面的数据，---单位智能环控设备方案，即人员流数据；档案库房温度、湿度及各种有毒有害气体浓度，水、火、菌、虫、鼠等各种环境或条件的数据，即环境数据。也就是说，“智慧档案馆（室）的数据=档案全文数据＋数据物流＋人员流数据＋环境数据”。在这些数据中，档案全文数据是较关键、较重要、较---、具有决定性的部分。建设智慧档案馆（室），较重要的是运用各种手段尽快地把纸质档案和纸质档案数字化图像及录像录音档案等全部转化为电脑可以检索的电子文档，把档案里的前人智慧挖掘出来，转化为今人的智慧，这就是档案数据化，即档案的数据转化工作。档案数据化是智慧档案馆（室）建设的要义和中心。
综合处置是智慧档案馆的智慧之处，在于具备构筑在信息基础之上的应对与处置机制。对档案信息利用需求的应对与处置，将通过档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台，建立档案信息利用模型，对感知信息进行内容相关性评价、利用政策容许度评价、利用方式和途径合理性评价，档案馆智能环控设备方案，进一步提---级案信息利用的查准率、查全率。对档案管理业务工作需求的应对与处置，将通过档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析，江苏智能环控设备方案，及时反映档案管理状况，评价档案业务工作与业务标准的吻合指数，提示档案管理和档案馆运行管理风险，提出跨部门协作管理的处置策略和考核指标，为档案管理者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议，使其科学开展档案业务工作，---档案管理的运行效率提供可视化的、可量化的数据支撑和智慧支持，实现档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和交互式管理。
智慧档案馆，首先应该把档案或档案数字化图像的内容全文输入电脑，即把档案全部“数据化”，让档案内容全都变成可被电脑全文检索、任意组合、全部关联、重新生成、主动推送的数据，使档案里所包含的智慧，经过电脑处理，成为人类智慧的一部分，成为人的外脑；其次，---单位智能环控设备方案，它也能对档案实体、档案装具、档案环境、档案工作各环节等进行智能化、自动化、联动化的管理。它所侧重的是档案内容的智慧性摄取或智慧管理、知识管理。智慧档案馆是继传统档案馆及数字档案馆之后的第三代档案馆，是档案馆的3.0版。它可以说是目前已建设了20多年的数字档案馆的升级版，也可以说是已开展了30多年的档案信息化的升级版。
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