智慧档案馆（室）的数据应包括电脑可检索的档案全文数据，即：信息流数据；档案实体、档案装具、档案设备等方面的数据，即数据物流；档案---、档案利用者、档案参观者等方面的数据，即人员流数据；档案库房温度、湿度及各种有毒有害气体浓度，水、火、菌、虫、鼠等各种环境或条件的数据，即环境数据。也就是说，“智慧档案馆（室）的数据=档案全文数据＋数据物流＋人员流数据＋环境数据”。在这些数据中，---档案整理费用，档案全文数据是较关键、较重要、较---、具有决定性的部分。建设智慧档案馆（室），较重要的是运用各种手段尽快地把纸质档案和纸质档案数字化图像及录像录音档案等全部转化为电脑可以检索的电子文档，把档案里的前人智慧挖掘出来，转化为今人的智慧，这就是档案数据化，即档案的数据转化工作。档案数据化是智慧档案馆（室）建设的要义和中心。
档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，---档案整理多少钱，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。
（二）档案管理目的多元化
数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的---，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。
随着住房和城乡建设、测绘地理信息局有关房产测绘规程的---，我市房产测绘事业蓬勃发展，---档案整理建设方案，房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大，传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要，房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放，成为大数据时代社会共享的资源。因此，房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能---档案信息资源共享的实现。
（二）信息时代的需要
随着办公自动化和计算机网络化的飞速发展，未来社会人类交流的主要工具将是数字网络，来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来，只有实现数字化管理，才能适应社会信息化进程的需要，为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。
（三）实现房产测绘档案社会服务的需要
传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式，开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够，致使房产测绘档案社会利用率较低，不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立，不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加方便、快捷，而且可以---档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供多方位房产测绘信息的同时，甘肃---档案整理，还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放，不仅有利于加强对房产测绘档案工作的---，对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。
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